با این حال، قبل از اینکه یک شرکت بتواند ویژگی‌ها و فروشندگانی که نرم افزار CRM را ارائه می‌دهند ارزیابی کند، باید یک انتخاب اساسی انجام دهد: آیا CRM باید مبتنی بر ابر باشد یا در محل میزبانی شود؟
تصمیم‌گیری در این خصوص لزوما نباید براساس برتری یکی از این مدل‌ها نسبت به دیگری باشد. هر کدام از این دو مدل مزایا و معایب متمایزی دارند و انتخاب درست کاملا به شرایط منحصربه‌فرد یک کسب‌وکار، از بودجه و قابلیت‌های فناوری اطلاعات گرفته تا الزامات امنیتی و اهداف استراتژیک بلندمدت آن بستگی دارد. درک تفاوت‌های اصلی بین این دو مدل، اولین قدم برای یافتن راه‌حل کاملی است که با نیازهای خاص کسب‌وکار همسو باشد. در این محتوا، عوامل کلیدی که باید در نظر داشت را تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنیم و در جهت‌یابی در این تصمیم حیاتی به شما کمک خواهیم کرد.
درک مدل ابری و محلی نرم افزار CRM
در اصل تفاوت بین CRM ابری و On-Premise یا ابری ساده است: چه کسی مالک و مدیر نرم افزار و داده‌ها است؟
نرم افزار CRM ابری (نرم افزار به عنوان سرویس یا SaaS)، یک مدل مبتنی بر اشتراک است. نرم افزار روی سرورهای فروشنده میزبانی می‌شود و کاربران از طریق اینترنت و مرورگر وب یا اپلیکیشن موبایل به آن دسترسی خواهند داشت. فروشنده مسئول تمام جنبه‌های نرم افزار، از جمله نگهداری، امنیت، به‌روزرسانی‌ها و زیرساخت سرور است. کسب‌وکار برای استفاده از سرویس، هزینه‌ای را به صورت دوره‌ای (معمولا ماهانه یا سالانه) پرداخت می‌کند. این مدل شبیه اجاره یک آپارتمان کاملا مبله است که شما تمام مزایای یک خانه را بدون مسئولیت‌های مالکیت دریافت می‌کنید.
CRM محلی یا نصبی یک مدل نرم افزاری سنتی است که در آن کسب‌وکار با خرید نرم افزار CRM یک مجوز دائمی دریافت می‌کند و می‌تواند نرم افزار را روی سرورها و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات خود نصب کند. پس از آن، شرکت مسئول مدیریت، نگهداری و ایمن‌سازی سیستم است. تمام داده‌ها در شبکه داخلی شرکت قرار دارند و کنترل کامل بر اطلاعات و نرم افزار را در اختیار تیم‌ها می‌گذارد. این مدل بیشتر شبیه مالکیت یک خانه است، شما کنترل کاملی بر ملک دارید، اما مسئولیت تمام تعمیرات، ارتقاها و هزینه‌های نگهداری نیز بر عهده خودتان است.
مزیت CRM ابری: انعطاف‌پذیری و راحتی
برای تعداد فزاینده‌ای از کسب‌وکارها، مدل ابری به دلیل مزایای قانع‌کننده‌اش از نظر انعطاف‌پذیری دسترسی و مقرون‌به‌صرفه بودن، به گزینه‌ای ترجیحی تبدیل شده است.
هزینه‌های اولیه پایین‌تر
مهم‌ترین مزیت CRM ابری، حداقل بودن سرمایه‌گذاری اولیه آن است. از آنجایی که نیازی به خرید سرورهای گران‌قیمت، تجهیزات شبکه یا مجوزهای نرم افزار نیست، کسب‌وکارها می‌توانند با یک هزینه اشتراک ساده و قابل پیش‌بینی شروع به کار کنند. این امر یک هزینه سرمایه‌ای بزرگ (CapEx) را به یک هزینه عملیاتی قابل مدیریت‌تر (OpEx) تبدیل می‌کند و آن را به گزینه‌ای بسیار جذاب برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط (SMB) با بودجه محدود تبدیل می‌کند.
مقیاس‌پذیری و چابکی بدون دردسر
ماهیت ابر، افزایش یا کاهش مقیاس سیستم CRM شما را همزمان با تکامل کسب‌وکارتان فوق‌العاده آسان می‌کند. اگر تیم فروش شما به دلیل یک فرصت جدید یک شبه دو برابر شود، می‌توانید به سادگی کاربران جدید را به پلن خریداری‌شده اضافه کنید. برعکس، اگر نیاز به کوچک‌سازی داشته باشید، می‌توانید تعداد کاربران خود را به همان راحتی کاهش دهید. این چابکی به شرکت اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به بازسازی کل زیرساخت فناوری اطلاعات خود، به سرعت با تغییرات بازار و دوره‌های رشد انفجاری سازگار شود.
دسترسی فراگیر
یک نرم افزار CRM مبتنی بر ابر می‌تواند از هر کجای دنیا و روی هر دستگاه متصل به اینترنت، قابل دسترسی باشد. این یک تغییر اساسی برای نیروهای کار مدرن است که تیم‌های ریموت، نمایندگان فروش میدانی و کارمندانی که به‌طور مرتب سفر می‌کنند را شامل می‌شود. این رویکرد تضمین می‌کند که دسترسی بی‌درنگ به اطلاعات به‌روز مشتری برای همه اعضای تیم فراهم است، سیلوهای داده را حذف کرده و همکاری یکپارچه را میسر می‌سازد.
کاهش بار فناوری اطلاعات
با یک سی‌آرام ابری، فروشنده مسئولیت تمام مسائل نگهداری فنی را برعهده می‌گیرد. این شامل همه‌چیز از نصب وصله‌های امنیتی و رفع اشکالات گرفته تا ارائه به‌روزرسانی‌های منظم نرم افزار و مدیریت آپتایم سرور می‌شود. یک راهکار CRM ابری می‌تواند تیم فناوری اطلاعات داخلی را آزاد کند تا به جای مدیریت امور روتین در CRM، روی پروژه‌های استراتژیک‌تر و حیاتی برای کسب‌وکار تمرکز کند؛ مزیتی که می‌تواند به صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه و زمان منجر شود.
دلیل اهمیت CRM نصبی: کنترل و سفارشی‌سازی
با وجود مزایای آشکاری که در فضای ابر وجود دارد، CRM محلی هنوز هم برای انواع خاصی از کسب‌وکارها، به‌ویژه کسب‌وکارهایی که کنترل و امنیت برایشان بالاترین اولویت را دارد، گزینه‌ای قدرتمند و مناسب باقی می‌ماند.
کنترل مطلق بر داده‌ها و امنیت
این امر اغلب دلیل اصلی انتخاب یک راهکار محلی توسط یک شرکت است. از آنجایی که تمام داده‌ها در سرورهای داخلی ذخیره می‌شوند، شرکت کنترل کاملی بر اطلاعات خود دارد. برای صنایعی که مقررات سختگیرانه‌ای در مورد حریم خصوصی و حاکمیت داده‌ها دارند (مانند امور مالی، مراقبت‌های بهداشتی یا سازمان‌های دولتی)، یک نرم افزار CRM محلی این اطمینان را می‌دهد که داده‌های حساس از شبکه فیزیکی شرکت خارج نمی‌شوند.
کسب‌وکارهایی که یک تیم امنیتی داخلی قوی دارند، می‌توانند پروتکل‌ها و فایروال‌های امنیتی پیشرفته خود را نیز پیاده‌سازی کنند و سطح بالاتری از اطمینان را ارائه دهند.
سفارشی‌سازی و ادغام عمیق‌تر
CRM محلی اغلب درجه بالاتری از سفارشی‌سازی را فراهم می‌کند. با دسترسی کامل به پایگاه داده و کد نرم افزار، یک شرکت می‌تواند سیستم را با فرایندهای دقیق و اغلب بسیار منحصربه‌فرد کسب‌وکار خود تطبیق دهد. این امر می‌تواند شامل توسعه ماژول‌های سفارشی، ادغام با سیستم‌های قدیمی یا اتصال به سایر برنامه‌های داخلی باشد.
عدم وابستگی به اتصال به اینترنت
اگرچه اینترنت اکنون تقریبا در همه‌جا در دسترس است، اما همیشه کاملا قابل اعتماد نیست. یک نرم افزار CRM نصبی برای دسترسی داخلی نیازی به اتصال دائمی به اینترنت ندارد. این می‌تواند یک مزیت قابل توجه برای کسب‌وکارهایی باشد که در مناطقی با سرویس اینترنت ناپایدار یا کند فعالیت می‌کنند. این امر تضمین می‌کند که سیستم همیشه برای استفاده داخلی قابل دسترس و عملیاتی است.
پتانسیل صرفه‌جویی در هزینه‌ها در درازمدت
درحالی‌که سرمایه‌گذاری اولیه برای CRM محلی قابل توجه است، نیاز به پرداخت هزینه مداوم برای تمدید اشتراک را از بین می‌برد. در یک دوره طولانی (معمولا پنج تا ده سال) کل هزینه مالکیت برای یک سیستم نصبی می‌تواند کمتر از اشتراک مبتنی بر ابر باشد. البته این امر مشروط بر این است که کسب‌وکار منابع داخلی لازم برای مدیریت کارآمد نگهداری و ارتقا را در اختیار داشته باشد.
نتیجه‌گیری
در نهایت، انتخاب بین فضای ابری و محلی، یک معامله استراتژیک بین راحتی و کنترل است. یک راهکار CRM ابری انعطاف‌پذیری، سرعت و سهولت استفاده را که برای کسب‌وکارهای مدرن ضروری است، ارائه می‌دهد. از سوی دیگر، یک راهکار CRM محلی کنترل و سفارشی‌سازی کامل مورد نیاز تیم‌ها را فراهم می‌کند. با سنجش دقیق عواملی که در این مقاله به آنها اشاره شد و تطبیق آن با چشم‌انداز کسب‌وکارتان، می‌توانید با اطمینان همان مدلی از یک راهکار CRM را انتخاب کنید که به عنوان پایه و اساس موفقیت آینده شما عمل خواهد کرد.